De commercial invoice is simpelweg de inkoopfactuur van jouw zending. Jij koopt goederen bij een leverancier en de leverancier stuurt een factuur met de waarde van de artikelen die jij hebt gekocht. 🙂
Wij hebben de commercial invoice nodig om douanezaken voor je te regelen. De douane stelt verschillende eisen waar een factuur aan dient te voldoen, de belangrijkste punten lees je hieronder.
Upload een commercial invoice voor het aantal stuks wat je gaat verzenden per product. Heb je 1000 stuks van 1 product ingekocht, maar laat je er maar 500 verzenden? Upload dan een commerciële factuur voor 500 stuks!
Het moet een “invoice” of “commercial invoice” zijn. Een “proforma invoice” wordt niet geaccepteerd.
Zowel de verkopende (je leverancier) als kopende partij (jij) moet duidelijk vermeld zijn (adresgegevens en de bedrijfsnaam die op jouw DV staat).
Een omschrijving van de goederen, aantal stuks, stukprijs en totale waarde (in USD).
De factuur dient voorzien te zijn van een factuurnummer en factuurdatum.
Daarnaast is het zeer wenselijk als de goederencode (HS code) vermeld is. Dit versnelt onze processen en tevens hebben wij de HS code nodig voor de inklaring van de goederen. Wanneer de HS code op de commercial invoice staat, hoeft de douane deze namelijk niet zelf op te zoeken. Door dit te doen, wordt je zending altijd op de juiste HS code ingeklaard. Hierdoor weet je hoe veel invoerrechten je moet betalen.
De incoterm dient ook vermeldt te worden op de invoice. Let op dat je de incoterm die je ook bij het maken van je boeking hebt aangegeven op de invoice zet.
Voorbeeldfactuur
In het plaatje hieronder zie je een simpel maar correct voorbeeld van het soort commercial invoice dat jouw leverancier moet sturen zodat jij deze kunt uploaden tijdens het aanmaken van je boeking. De teksten die blauw dik gedrukt zijn, zijn de velden die vereist zijn om tot een goedkeuring van de inkoopfactuur en dus je boeking te komen. Via deze template vraag je alle benodigde gegevens van je leverancier op & zorg je ervoor dat je leverancier de juiste Commercial Invoice opstuurt.
Natuurlijk is dit niet de enige manier om de inkoopfactuur op te stellen en zal jouw leverancier het misschien wel op een hele andere manier indelen. Dit is geen probleem. De voorbeeldfactuur is er om je een idee te geven van wat wij nodig hebben om de uit- en inklaring te kunnen verzorgen.
Zorg er altijd voor dat de factuureisen (gegevens binnen de blauwe kaders op de voorbeeldfactuur) erop staan en dat het een commercial invoice is (geen proforma), zodat je boeking zo snel mogelijk wordt goedgekeurd!