Iedereen kan een inklaring (douane aangifte) indienen, maar toch is het werk voor specialisten. Zo zijn er duizenden HS-code categorieën en uitzonderingen in de douanewereld. Daarom zijn er ook partijen die zich hierin hebben gespecialiseerd en als vertegenwoordiger optreden; de douane-expediteur. Als achteraf blijkt dat de inklaring op een onjuiste manier is gedaan, is het de vraag wie hier verantwoordelijk voor is. Probeer dit voor te zijn en maak goede afspraken. Deze afspraken worden op 3 manieren gedaan.

Veel aangiften worden niet door de feitelijk belanghebbende (het e-commerce bedrijf, de importeur van de producten) gedaan, maar door een vertegenwoordiger. Vaak is dat dus een gespecialiseerde (douane-)expediteur of een logistiek dienstverlener. Jij als e-commerce ondernemer besteed het dus uit als je met Cargomate werkt.

Vertegenwoordiging bij de douane voor een aangifte is mogelijk op drie manieren:
- Aangifte op eigen naam en eigen rekening (ongebruikelijk)
- Directe vertegenwoordiging (meest gebruikelijk)
- Indirecte vertegenwoordiging

Eigenlijk is dit niet echt vertegenwoordiging, omdat de douanespecialist de inklaring doet op eigen naam. In ieder geval gaat alle correspondentie, waaronder ook de primaire boeking en de uitnodiging tot betaling voor een boeking achteraf naar de vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger (douanespecialist) doet de aangifte op eigen naam en voor eigen rekening.

Hierbij dient de douane-expediteur een douaneaangifte in naam en voor rekening van de belanghebbende. De belanghebbende is de aangever en daarmee aansprakelijk voor de aangifte en hoe deze is ingediend. Daarom is het van belang dat jij als e-commerce ondernemer de juiste HS-codes, een juiste inkoopfactuur (Invoice) en de juiste hoeveelheden producten & dozen opgeeft bij het aanmaken van de boeking. ✅

Hierbij doet een douane-expediteur aangifte in zijn eigen naam, maar voor rekening van de belanghebbende. De douane-expediteur die als indirect vertegenwoordiger optreedt, is aangever en daarmee (mede)aansprakelijk voor de douaneaangifte.

De douane-expediteur doet de inklaring op eigen naam, maar voor rekening van de opdrachtgever.

Bij vertegenwoordiging (dus optie 2 en 3) zijn op zijn minst twee partijen betrokken:

Als er een drietal partijen (importeur, expediteur en douane-expediteur) bij vertegenwoordiging betrokken zijn, is de situatie als volgt:

Al deze partijen moeten worden genoemd in de overeenkomst, de DV. Wanneer je met Cargomate zaken doet, is er sprake van optie 3 op dit moment.

Hoewel er in theorie dus drie manieren zijn om te vertegenwoordigen bij een inklaring, betekent dat niet er zomaar één kan worden gekozen. Zo is directe vertegenwoordiging alleen mogelijk voor een opdrachtgever gevestigd met het hoofdkantoor binnen de EU. Bij indirecte vertegenwoordiging geldt die eis niet en kan dus ook een opdrachtgever gevestigd buiten de EU worden vertegenwoordigd. Voor indirecte vertegenwoordiging heeft u een schriftelijke volmacht nodig. Directe en indirecte vertegenwoordiging zijn alleen mogelijk door bedrijven die door de douane zelf zijn toegelaten als douanevertegenwoordiger en dus de benodigde vergunningen hiervoor hebben.

Een Directe Vertegenwoordiging zorgt ervoor dat de importeur (e-commerce bedrijf) vertegenwoordigt kan worden door een douane-expediteur bij het inklaren van je zending. Het is belangrijk om dus juiste informatie aan ons door te geven bij het aanmaken van de boeking, zodat dit altijd juist gebeurt. Wij zullen deze gegevens ook altijd controleren, maar verwachten wel dat jij als importeur de juiste HS-code, juiste aantallen en juiste factuur verstrekt aan Cargomate. Op deze manier kunnen wij de inklaringen goed en efficiënt laten verlopen. Het is daarbij ook zo dat jij als importeur verantwoordelijk bent voor de inklaring uiteindelijk. Wij (Cargomate) is altijd beschikbaar voor douane-gerelateerde vragen, zodat we je zo goed mogelijk kunnen helpen met het verstrekken van de juiste gegevens aan ons.